Case study導入事例

中小企業の社長は、外出先で簡単に使える決裁承認システムを求めています。 | 株式会社アイズ様

株式会社アイズは、六本木にオフィスを構える飯島総合会計事務所の備品のバックオフィスとして設立された。その後、クライアントへのサービスを拡充する過程で、多岐に渡る事業を手掛けるようになった。
ActionPassportは、代表取締役の飯島一郎氏が目指す“ワンストップサービス”において欠かせないツールだという。その理由と使い勝手、および今後の展望についてお話をうかがった。

「飯島のところに行けばすべて解決する」と言われることを目指しています。

アイズの業態を教えてください。

アイズは、飯島総合会計事務所に備品やOA機器を調達することを目的に設立しました。その後、会計事務所ではできない業務をアイズで手掛けるようになりました。いまではM&Aの支援・相続手続き支援・保険・オペレーティングリース・太陽光発電の斡旋・物販・アプリケーションソフトの販売など多岐にわたる事業を手掛けています。

これらの事業に共通点はあるのですか。

クライアントにワンストップでサービスを提供するというのが我々のこだわりです。
したがってアイズの各事業もクライアントのニーズから始まっています。

税の専門家である会計事務所がワンストップにこだわる理由は何なのでしょうか。

民事のトラブルの9割方はお金が動きます。お金が動けば税金が絡んできます。たとえば社長が交通事故にあって示談金が支払われるとしましょう。社長の事故ですから、社長個人の損害という見方もできますし、会社の損害という見方もできます。その見方によって示談金の支払い先も変わってきます。それによって税金の額も変わってきます。どちらの見方が有利かはケースバイケースですが、示談が成立してからでは変更はできません。したがって、何かトラブルがあったときは最初の段階から相談していただくような関係を作っておく必要があります。

我々が一番困るのは、すでに終わったことをなんとかしてくれと言われるケースです。
昨日言ってくだされば何とかなったのにということが多いのです。それでは、クライアントも不満だろうし、我々も社長の相談役としての使命を果たせません。最初から相談していただけるような関係を普段から作っておかないといけない。

帳簿の記帳や確定申告のお手伝いも重要な仕事ですが、これらは「過去」の整理作業です。
社長の後ろからついていくイメージがあります。社長は「未来」を見ていますから。最初から相談してもらうためには、社長の横に並んで一緒に未来を見ながら歩いていくことが必要です。そのためには、会計の専門知識がある経営コンサルタントと見なしてもらわないといけません。だから、「飯島のところに行けばすべて解決する」と言われること、すなわちワンストップにこだわるのです。

業務アウトソーシングにはワークフローアプリケーションが必要です。

ActionPassportの導入のきっかけもワンストップに関係しているのでしょうか。

そうです。ワンストップの中には業務のアウトソーシングもあります。経理1人を雇う余裕がない会社がたくさんあるのです。「うちは“3分の1人”でいいのだが、経理のような重要な業務をバイトやパートに任せることもできない」という社長がいらっしゃいます。以前は、社長の奥様が経理を担当することが多かったのですが、最近は減ってきています。そこで経理や給与支払のアウトソーシング事業が成立します。

月々の決算でも給与の支払いでも、最終的には社長の承認が必要です。ところが小規模の会社では社長が営業として飛び回っておられることが多い。モバイルを活用して承認依頼ができることが必要になります。ただ、メールでは見落とされることも多いし、承認依頼事項が添付ファイルだと外出先では見られないことが多い。何らかのしくみが必要だと感じていました。ファイル共有アプリケーションなども提案しましたが、セキュリティに問題を感じると言われました。検討の結果、ワークフローアプリケーションがいいのではと思いついたのです。

重視したのは価格、モバイル利用、操作性の良さです。

ワークフローアプリケーションは複数検討されたのですか。

ネット上で6製品調べて、3社に資料請求しました。

3社のうちイーネットソリューションズに決めた理由はなんだったのでしょうか。

選定基準としては、ランニングコストも含めた価格をもっとも重視しました。クライアントに導入していただくためには、価格が重要なポイントだからです。もちろんそれだけではありません。中小企業の社長のストレスにならない操作性の良さやモバイルで利用できることなども大きなポイントです。また、肝心なときにつながらないのではお話にならないので、可用性の高さ(障害が少なく、あったとしてもすぐに復旧できること)も重視しました。

イーネットソリューションズのActionPassportに決めた理由は、以上のすべてを満たしていたからです。ASP型のサービスなのでランニングコストが安い。
またイーネットソリューションズは元々ハウジングやホスティングを専門としているので、サービスの可用性が高い。災害にも強いという安心感があります。

形式的だった業務が実質を伴うものになりました。

最初は社内で利用されたのですか。

社内での利用とクライアントとの共用とを同時並行で進めました。

社内で利用した感想を聞かせてください。まず、操作教育は必要でしたか。

ほとんど必要ありませんでした。Excelが使えれば問題なく使うことができます。

どのような業務で活用されていますか。またどのような効果がありましたか。

会計事務所側では、休暇願、残業申請、クライアントに提出する月次レポートの承認の3つの業務で活用しています。

私は顧問先に訪問してそのまま直帰することが多い。したがって、外出先から残業申請のチェックと承認をしなければなりません。以前は、総務の者が残業申請をとりまとめてメールで送ってくれていました。ただ、見逃すこともありましたし、返信したときにはその者がすでに帰宅していたこともありました。そのため、形式的になっていたのです。残業申請は本来、上司がそれだけの残業が必要かどうかを判断し、部下を指導するためのものです。ActionPassportを導入してからは実質が伴うものになり、残業削減の効果が出てきました。

その他には、社内のペーパーレス化が進みました。以前は人数分のコピーが必要だったのが不要になったからです。その分、電気代も節約できているようです。また、クラウド経由で重要書類がバックアップできるので安心感も得られています。

クライアントとの共用についてはいかがでしょうか。

3つの会社を経営している社長に使っていただいていますが、本格運用はこれからです。
現在、1人が3社からの申請に対して決済する際の効率的な方法を模索中です。

我々は、社内よりもクライアントに使い続けてもらうためのツールとして提供していきたいと考えています。そのため販売パートナーの契約も結びました。現在は、クライアントに使っていただいて、一つでも多くのニーズを拾い上げるフェーズと位置づけています。

スマートフォンで利用することで更なる利便性を得ることができました。

運用してみて分かったことはありますか。

意外と大きな効果として、社長の備忘になるということが挙げられます。中小企業の社長は、未来を見据えた意思決定をし続けています。そのため過去の決断の経緯については忘れていることも多いのです。その結果、部下と言った言わないの水掛け論になることもあります。ワークフローのしくみを取り入れることでエビデンスが明確に残ります。不毛な争いはなくなりました。

社員が意識して仕事をするようになったということも効果と言えます。口頭での指示だけでは社員は言われたとおりにやるだけです。しかし、稟議書を書かないといけないとなると、社長の意図をきちっと汲み取らないと承認されなくなる。社員の意識も変わるようです。

これから導入される方に対するアドバイスはございますか。

多忙で外出がちにも関わらず自分が承認しないと業務が進まない。
このような悩みを抱えている中小企業の社長に強くお勧めしたいツールです。モバイルで使えるからです。

実は、スマートフォンでは、ブラウザ経由でなんとか使えればいいぐらいに考えていました。ノートPCやタブレット端末での利用がメインになると思っていたのです。ところが、実際にできあがった画面を見ると、スマートフォンで十分に使えるレベルでした。

ただスマートフォンで使うためのコツはあります。会社で現状使われている稟議書や申請書のフォーマットはA4縦が普通だと思います。これをA5横で設計すれば、スマートフォンの画面にぴったりとはまります(写真)。画面が小さくなる分、項目も必要なものだけに絞ることになるので、かえって使いやすくなりました。

ノートPCやタブレット端末をカバンから取り出して決裁をするのは、思った以上に面倒なことです。多忙な社長は、移動中でも食事中でも決裁したい。スマートフォンをベースに考えることで利便性が飛躍的に高まります。

中小企業への導入を推進していきたい。

ActionPassportへの機能的な要望はありますか。

いくつか要望がありますが、早期に対応してほしいものを2つ挙げたいと思います。

 1.スマートフォンでのログイン画面の拡大や承認待ち一覧での金額の表示
 2.社員の顔写真の取り込みと表示

1については、ここに挙げたものだけではなく、スマートフォンをメインの端末と位置付けて考えてほしいという意味です。先ほども言いましたように、ちょっとしたコツでスマートフォンでも十分利用可能です。ただ現状のままだと、パスワードの入力欄が小さくて不便です。多くの中小企業の社長は外出先で簡単に使えるシステムを求めていますので、スマートフォンを主な端末として位置付けてActionPassportの画面レイアウトを見直せば、中小企業の社長に本当に喜んでいただけるアプリケーションになると思います。

2は、権限委譲のできている大企業と違って、中小企業ではほとんどのことを社長が決裁します。そうであるからには、顔の分からない人からの申請を承認するのは良くないことと考えるからです。

以上2点は、中小企業への導入を推進していきたいと考えているのであれば、ぜひ早い段階での対応をお願いします。これは利用者でもあり販売パートナーでもある我々の願いです。

最後に、今後イーネットソリューションズに期待することをお願いします。

スマートフォンを端末としたASPサービスには追い風が吹いていると思います。スマートフォンは急速に普及しており、人前で使用することも失礼ではなくなりました。会議中に手帳を開いても失礼ではないように、ちょっとスマートフォンの画面を見るぐらいのことは問題なくなったと言えます。
イーネットソリューションズはActionPassportの開発元ではありませんが、開発元の重要なパートナーだと聞いています。開発元と共にこれらの追い風を捉えて欲しいと思います。
我々もイーネットソリューションズを重要なパートナーと考えていますので、是非ともお願いします。

ご協力、誠にありがとうございました。

イーネットソリューションズでは、ご導入前の各種ご相談にお答えする「サービス体験説明会」を実施しています。お気軽にお問い合わせください。

サービス体験説明会

株式会社アイズ様
代表者 代表取締役 飯島 一郎 株式会社アイズ様
従業員数 19名
事業内容
  • 税務申告、節税対策、税務調査立会
  • 経営支援、経営計画作成、起業支援、人事労務手続代行、
  • 事業再生、相続・遺言書作成、IT支援、
  • 経理アウトソーシング、資金調達・運用 等
Webサイト http://www.is-tax.co.jp/

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