Case study導入事例

回覧スピードの向上、コスト削減など、確実な業務改善が行なえています。 | 株式会社明治テクノサービス様

1984年設立、各種食品プラントの企画・設計・建設工事等のプラント・エンジニアリングをメイン業務としている明治テクノサービス。
安全・安心が求められる食の工場設備等の設計・工事において、豊富な経験を有し複数の国家資格を持つ技術者集団が全国に散らばりプラント・エンジニアリング業務を行っている同社の業務部 課長 島貫 幸宏氏に、ActionPassport導入の背景をうかがった。

フードビジネスを根底から支える総合エンジニアリングを提案しています。

はじめに御社の事業内容についてお聞かせください。

当社は代理販売を行なう商社的な業務である各種機械設備の販売、各種食品プラントの企画・設計・建設工事といった大型工事を行なうエンジニアリング業務、機械保全・修繕などを行うメンテナンス業務、さらに保守・修繕、業務委託など様々な業務があり、そのほとんど全てが食品に関するものとなります。

プラント企画・エンジニアリングというのはどういったものなのでしょうか。

食品工場・生産設備の設計企画、工事管理を行ないます。必要とされる機器や設備を選定して施工可能な業者へ依頼をします。具体的にはコンベア、搬送設備やサニタリータンク、段積み装置などのプラント設備です。
また省力化や環境改善に関連した設備や機器などの提案も行ない、もちろん企画だけでなくメンテナンスまでを行ないますので、フードビジネスを支える総合エンジニアリングとして提案させて頂いています。

工場関係設備はほぼすべてお任せできるわけですね。一度プロジェクトが走るとどのくらいの工期になるのでしょうか。

案件ごとに様々ですが、長い時では1年近くかかることもあります。弊社は全国を対象としており、社員は多い時には5人程度のグループでこの期間、現場事務所へ常駐します。そのためプロジェクトが重なると「本社内にほとんど人がいない」という状況になることもあるんですよ。

承認状況のビジュアル表示、ルートの柔軟性、紙デザインを踏襲する機能、全てにおいて非常に優れています。

それでは、ActionPassport導入のきっかけについて教えて下さい。

はい。これまでは各種申請を、紙、あるいはエクセルの書類を利用して行なっておりました。先ほどお話したとおり、社員が常に中・長期でオフィスを不在にしていますので、この運用では回覧のスピードが遅く、なんとか改善できないかと考えておりました。そのためきっかけとしては、この「回覧スピードと確実性の向上」を大きな目的として、オンラインで利用できる申請・承認のサービスを検討し始めました。実はActionPassportの前に1度、同様のインターネットを使った申請の仕組みを利用したのですが、これまでの紙運用と比較してデメリットが多く、見直しが必要となっていました。

選定にあたっては、複数のサービスから検討されたのでしょうか。

そうですね。もちろん複数のサービスから比較検討し、最終的に2つに絞りました。

最終的にActionPassportを選択されたポイントについて教えてください。

選定にあたっての必要要件としては、
・確実性を向上させる目的で、進捗確認などの画面が分かり易いこと
・承認経路を柔軟に設定でき、これまでのルールを確実に踏襲できること
・これまでの紙デザインをそのまま再現でき、またこれまでの規定通りの運用が可能なこと
などでした。最終的に絞った2つの製品で比較した時、ActionPassportは承認状況のビジュアル表示、また承認経路の柔軟性、さらに紙デザインを踏襲する機能、この全てにおいて非常に優れていると感じました。

単体のアプリケーションで構築できるため、操作性、効率性に非常に優れています。

ご評価いただいたそれぞれについて、もう少し詳しく教えて下さい。

ActionPassport 承認ルートまず、進捗状況の確認画面ですが、承認に関わる全ての人が「人型のアイコン」により進捗確認ができるようになっています。そもそもこのようなビジュアル的な進捗画面はなかなかありませんし、個人的にも非常に見やすいと感じています。また多彩な印影の機能もありますので、申請書類内でも「だれが確認済みか」がすぐに分かります。

ActionPassport 承認ルート管理承認経路の設定に関してですが、現在弊社ではルートの途中で一度申請者へ戻し、更にそこから承認が開始される運用を行なっています。具体的には出張関連の書類ですが、出張を申請し、その後同一書類で精算へ回すことが可能となっています。もちろん別名申請という方法で申請と精算を分けることも可能ですが、弊社の帳票上は同一書類での運用が望ましかったため、この設定が可能だったことはポイントのひとつでした。またこれらの設定を、ウェブのインタフェースではなく単体のアプリケーションで行なえるため、操作性、また初期構築の効率性に非常に優れていると感じています。

紙と同じ入力フォームを実現

紙のレイアウトを踏襲できる機能に関しては、弊社では運用上、全ての書類についてこれまで通りの書式を使う必要性があり、この仕様は絶対に必要なものでした。特に支払い伝票については、最終的にこれまで通りプリントアウトして領収書とともにファイリングする必要がありますので、経理の業務上も全く同じ書式を利用する必要がありました。その点ActionPassportでは、単体のアプリケーションで自由に書式を作成できますので、これまでと同じ見た目のものを利用することができます。更にエクセル等で既存レイアウトがあれば、それを取り込むことができ、その時点で入力ボックス等も「ボックス」として認識されますので、初期の構築が非常に簡単に行なえます。申請書作成に関するその他の機能も、計算やスクリプトなど、かなり高度なことが行なえますね。

半年を費やしていた回覧が2日程度に、申請や精算業務に係る移動交通費は概算で1/5くらいになりました。

それでは、現在のご利用状況とその効果について教えて下さい。

現在運用している申請書は9帳票。大きく分けて出張申請・精算等の出張管理系と、会議議事録やTBMと呼んでいる毎朝のミーティング等の情報共有系で主に利用しています。
効果ですが、まず日々の業務効率という意味では、紙へ記入する煩雑さや保管等の業務の部分でかなりの効率化が図れていると思います。その他、具体的な効果としては、お話したとおり各現場事務所の社員が遠隔地から議事録の確認や各種申請、またその承認をおこなうようになりました。毎朝のミーティングもその日に確認が可能で、最大で半年を費やしていた回覧が2日程度で完了してしまうこともありました。また本社と行き来する出張移動回数は確実に削減できていますので、申請や精算業務に係る移動交通費は概算ですが1/5くらいにはなっているのではないでしょうか。

今後、利用拡張の可能性はありますか。

現在、それぞれの現場事務所から日報を送ってもらっています。実はこれには工事に携わる各業者さんからの「業務報告書」も含むため、この運用はFAXなどで行なっています。複合機を設置した現場であればさほど手間ではないのですが、現場によっては近くのコンビニ、あるいはホテルなどから送ってもらう必要があり、各現場の負担になっています。送信場所を探すだけでも大変ですし、通信費としてかかるコストも決して小さくありません。また、実はそれを取りまとめる本社側スタッフの負担にもなっています。ひと月で厚さにして10~20cm程度の厚さの量の紙が送られてきますので、労力、保管場所共に大きな無駄が発生しています。ActionPassportはファイルを添付することもでき、容量も無制限で提供されるサービスですのでこのあたりも安心できます。今後はこの業務報告書をActionPassportを使って提出してもらえるよう準備をすすめている所です。これを行なえると更に大きな業務改善になります。

最後に、今後のご要望などがあればお聞かせください。

以前、「ActionPassportは機能は豊富だが、そのために「機能の有無」がすぐにわからないことがあり、またマニュアル上設定に必要な流れが不明確なところがある」ということを申し上げていました。この件について今回、これを解消する簡易マニュアルをご用意いただいたということで大変ありがたく思っています。こちらについては今後活用させていただきます。

その他に、iPhone、iPadなどのモバイル端末を移動中などに活用し,承認スピードの向上に役立てていますが、画面がそれらの端末にネイティブに対応していただけるとさらに使いやすくなると感じています。
今後の利用拡大に向けて引き続きサポートをお願い致します。

モバイル端末への対応はご要望も多くいただくため検討を進めています。
お忙しい中、ありがとうございました。

イーネットソリューションズでは、ご導入前の各種ご相談にお答えする「サービス体験説明会」を実施しています。お気軽にお問い合わせください。

サービス体験説明会

株式会社明治テクノサービス様
代表者 代表取締役社長 小竹 克佳
従業員数 25名
事業内容
  • 各種食品プラントの企画、設計、建設工事
  • 各種食品及び各種機械設備の製造販売、電気、電子機器の製造販売
  • 保全サービス業務、エンジニアリング業務
Webサイト http://www.meiji.co.jp/
http://www.meiji.co.jp/corporate/about_meiji/group/sub/313_meiji-tec.html(グループ会社紹介)

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