Case study導入事例

昭和25年（1950年）に創業、経済産業省「明日の日本を支える元気なモノ作り中小企業300」に選ばれ、次世代の企業モデル「薄板金属加工のものづくりモール」コンセプトを進める薄板の金属プレス加工の株式会社 最上インクス。約70年にもおよぶ豊富な経験と熟練した技術に培われたノウハウで試作・開発支援・量産体制までを短納期で実現することでお客様からの信頼を得ている。
良い製品を作るために必要な時間を、ActionPassportが生み出していることについて総務グループ 粟津等氏、同グループ 森田小織氏にうかがった。

「ここに頼めば間違いない」と言っていただけるスピード感や、問題解決力が特長です。

はじめに御社の事業内容についてお聞かせください。

私どもは薄板の金属をプレス加工する会社で、金属の小さな精密部品を作っています。量産から試作ということで、一般の市場に出回っているような製品の中に含まれている金属の部品ももちろんですし、大手メーカー様の開発段階で試作製品の部品を作ったりしています。

御社の特徴として試作品を作るスピードが早いとのことですが、なにか特別なポイントはありますか？

まずは金属プレス、金型を作るところから始まります。通常金型は高価で作るのに時間がかかりますが、試作品は簡易金型というものを使って、組み合わせで作ります。一から作るのではなく、多くの経験から素早く金型を準備できるので、短納期を実現しています。
大手メーカーのプロジェクトの下請けでは、難しい課題をクリアして製品を作り上げています。色々な仕事を受けていけば、「ここに頼めば間違いない」とまた色んなご注文がいただけると思っています。

皆様方のこれをなんとかして作り上げるぞという、日々の経験やアイデアがないと形にならないものですね。

はい。技術力向上のために、昆虫シリーズというものを作っています。製品ではないのですが、毎年何か新しい昆虫を作って、チャレンジを続けています。
http://www.saijoinx.com/company/insects/

現場のサポートとして、簡便に申請ができるシステムを探していました。

ActionPassport導入前に他のワークフローは使用されていましたか？

グループウェアに附属しているものを少し使っていたのですが、使い勝手がよくなくてあまり浸透しませんでした。使える申請書の種類も限られて、計算もできないので、自分で計算してから入力する作業が必要な不便なものでした。

その後ActionPassportをご導入頂いたのは2013年の12月頃ですが、どのような経緯で導入されたのでしょうか。

私は以前の会社で経理や監査を行っていましたが、2013年の6月にこの会社に入り、申請業務と勤怠管理に非常に手間がかかっていることを目の当たりにしました。そこでまずは、ワークフローと勤怠の管理システムを入れないといけないなと思ったのがきっかけです。
ネットでランキングのようなものを見て御社が一番に目に入りました。

メーカーでは総務や管理部門の仕事は、現場のサポートでなければいけないという意識を非常に大きく持っています。現場の方はいい製品を作ってお客様に納めることを仕事の大半として欲しいのですが、管理部門の仕事である申請書類が紙運用だと非常に手間がかかり、現場の足を引っ張ってしまいます。簡便にできるものを提供したいと社長に相談し、導入することになりました。

業務の効率化として社内だけでなく、社外への共有にも役立っています。

導入してみていかがでしたか？

実際、導入して非常に良かったなと思っています。現在は51種類まで帳票も増えました。総務関係だけじゃなく、現場仕事でも使っています。
例えば現場の品質保証の関係部署で、製品を納入した会社からクレームをいただいた場合、そのクレームの原因はどこにあって、今後何を改善して、どうすれば同じ過ちが起きないか、というような帳票も作ったりしています。こういった品質部署と現場の製造部署の繋がりのためにも一つの書類を回覧しています。
その帳票の作成時にはサポートセンターの方に、色々聞けたおかげで結構いいものができました。

業務の効率化として社内だけではなく、社外への共有にも役立っています。
給与計算や保険の手続きは全て社外の社労士さんに、税理士さんには決算書や稟議・経費の精算などに係わる仕訳や戡定科目のチェック・資産関係の台帳管理などをお願いしています。以前は書類をコピーやFAXで送って手続きしてもらっていたところ、ルート設定で閲覧者に社労士さん・税理士さんを入れました。関連の帳票をActionPassportで閲覧して全部処理していただけています。

部門や社内にとらわれず積極的に利用されていますね。

ActionPassportのいいところは、「紙がいらない、記録としてすべて過去の分まで残る、連番が取れる」というところです。帳票作成時には、「ルートの設定が自由にできる、金額や権限で分岐機能がある」ということが大きかったですね。
私どもは稟議の規定で、一定金額までなら直属の上司であるグループ長、さらに一定金額なら担当役員クラス、それ以上は経営管理メンバー全員の承認がないとダメという決まりがありますが、こういった分岐がしっかりとできるんですね。

ただ、作る時は少し苦労して、やっぱりサポートセンターの方に何度も電話してお聞きしました。電話の質問に対して回答してくださるのですが、それだけでなく必ずメールでもご丁寧に返信いただいたので、なんとか作成することができました。

大変光栄です。お客様のやりたいことを実現するのが一番の目的ですので、そこをしっかりお聞きして、ご説明しましょうといつも会話しています。誤解があってはいけないので、基本的にはいただいたご質問とお答えした内容はメールでもお送りしています。

やりたいことが必ず実現できる。非常にすぐれた仕組みだと思います。

導入時にランキングでActionPassportが1位だったということですが、他の製品との比較はされましたか？

ネット上で見た中で、安価であること、スマートフォンで外出中でも決裁ができること、なおかつクラウドというところが最も重要でしたね。自社のサーバーにインストールすると後々メンテナンスなどの問題がありますので。
その他は先程お話した分岐機能などの使いやすさですかね。自分達ができるかどうかは気にせず、やってみたらなんとかなるかな、と思って導入しました。

作りやすさは置いて、要件を満たしているかということで考えられたんですね。

実際に導入してみないと作りやすさというのは分からないので、使いたい機能があるかどうかということで選びました。

確かに複雑な帳票はすごく簡単に作れるものではないのですが、その代わり専用の作成ツールのため自由度が高いものになっています。

確かに導入してから感じたのは、こういうことがしたいというのは必ず実現できていますね。仕組みが非常に優れているなと思います。さらに通常の申請書類なら、エクセルから取り込めて簡単にできるのもありがたいですね。

出張や研修など、役員の方も色んな業務で外出されていると思いますが、その時にもスマートフォンで決裁されているんですか？

そうですね。申請から最終決裁まででも1週間かからないくらいですかね。
自宅にいる時でも、回ってきた申請をスマートフォンで承認しています。

総務としても優先順位が付けやすく、先が見える業務に一役買っています。

全社員の方が何かしら申請や、承認で利用されているんですね。

はい。それぞれの申請書についての解説書というものも作りました。4月に新入社員が8名入ってくるので、全員に渡して説明します。
従業員が経費精算するための帳票が複数種類あるんです。それもフローを作って、この質問にYESならこっち、NOならこっち、とどの帳票で申請すればいいかという資料もあります。最初は「この場合はどの申請書を使ったらいいの？」という問い合わせがたくさんありましたが、段々と浸透して質問もなくなりましたね。

あとは総務で申請書を処理する立場としても、紙の時は山積みのどれが優先で処理が必要か分からなかったのですが、未処理の書類が一覧で見られるのですごく便利ですね。予定でこれから回ってきそうなものも見ています。
未処理の一覧でも、決裁済みとこれから承認するものが分かり、日付順に並べ替えもできるので優先順位も付けやすいですね。
予定が分かると、急ぎの振込が回ってくるので準備しておく、海外出張の申請があるから保険の手配も同時に必要など、先が見えるからいいですね。

御社の中でどんどん紙が電子化されたということで、量は減りましたか？

以前は申請書をずっとファイリングしていたので、半分くらいには減っていると思います。基本的にActionPassportで回ってきたものを、印刷して保管ということはほぼしていません。

あと便利になったのは、旅費精算や立替払いなどで同じ人が何度も申請した時に、案件管理で並べ替えて簡単に集計できるのでよく利用しています。
本当は他社製品で経理システムまで連動していけるものもあったのですが、費用が非常に高いので辞めようということになりました。

弊社でもオプションで経理システム内の項目を連携して読み込むといった仕組みもありますので、ご利用いただけるといいですね。
なにか今後のご要望などはありますか？

承認時にコメント記入欄がありますよね。前の人が書いたコメントは自分が承認してからじゃないと読めないので、そこを改善して欲しいです。
また、組織の変更は事前に登録できますが、ルートも事前に登録できるようしていただくとありがたいです。困っているのはそれくらいですかね。

お忙しい中、ありがとうございました。

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