Case study導入事例

“営業にもプロセスマネジメントを” という考えに基づき、 お客様の営業課題解決に貢献しているソフトブレーン株式会社。
多くの見積りを申請し、承認するためのツールとしてActionPassportを採用した同社の、執行役員／本社営業本部 協業・SMB管掌 営業2部 部長　城内 寿夫 氏、営業企画・支援部 マーケティング・広報担当　具志堅 遥 氏にActionPassport導入の背景をうかがった。

お客様の営業課題を解決したい

はじめに御社の事業内容についてお聞かせください。

ビジネスのコアはeセールスマネージャーというCRM/SFAで、ActionPassport/Create!Webフロー※とも連携している製品です。課題をヒアリングするところから始めるというのが他社との大きな違いで、お客様営業部門の成果を上げるために様々な形でサポートを行う「営業課題解決事業」というビジネスを行っています。
https://www.e-sales.jp/

※ActionPassportのパッケージ版

ビジネスではルールの順守もスピードも大切

Create!Webフローはいつ頃どういった目的で導入されたのでしょうか？

会社としてペーパーレスを目指しているので、2011年1月にその一環として導入しました。

それまでの申請処理などはどのように運用されていましたか？

ワークフローツール等は特に使用せず、エクセルから印刷した紙ベースの申請書を提出する形で運用していました。
エクセルの中に見積り本体と申請用フォームのシートで分かれていて、関数がセットされていたのですが、表示が崩れてデータが間違ってしまうこともありましたね。

当時の申請フローはどのようなものだったのでしょうか？

導入前はざっくりとしたフローでしたね。細かくするようになったのは、ActionPassportを導入してからです。
2010年に現社長に変わってから、プロセスマネジメントをしっかりしようということで、お客様に提案している内容を我々も実践するため、営業管理を細かくしはじめました。
あとは営業の本質として、安易に値引きをせず、価値をしっかり認めて頂いて販売するという方針になりました。そうすると必然的に細かい段階で、細かい承認を得ないといけなくなっていきました。
マネジメントがあって、それを実践するためには何かしらの制約が必要になります。そのためにActionPassportでビジネスルールをセットしておけば、然るべきルートを通るので、承認の得られていない見積りは提出できなくなりますよね。

当社の場合、一定条件以上の見積りは経営メンバーの承認が必要になるので、値引き理由や必要性などをしっかりと記述して見積りの申請を出します。
いまやActionPassportは見積り提出の際にビジネスルールを守るためのすごく重要なツールになっています。
さらにビジネスロジックとスピードが重要なので、要件さえ満たしていれば、なるべく早く承認するためにスマートフォンからでも承認できるのもとても便利ですね。移動中等にもスマートフォンで確認・承認しています。

実際に1日何通くらい申請されていますか？

部署によって違うのですが、見積りの申請を見てみると昨日だけで数十件出ています。
比較的申請が多いのは中小企業と既存顧客を担当する部署ですね。既存顧客は更新や小ロットの追加注文があるので、必然的に多くなります。基本的には単価が下がれば頻度が上がり、単価が上がれば頻度は少ないイメージですね。
営業部門では、ActionPassportで申請するものの9割程度が見積りです。あとは出荷管理や、人事総務関係の申請、PCの持ち出し申請などもActionPassportで運用しています。

帳票を作り込むことで、1つで様々な申請に対応

現在300IDご契約頂いていますが、どのようなところで使われていますか？

グループ会社社員も含めて使っています。ソフトブレーン単体で言うと営業社員は30名程度で、見積りの申請が多いので営業社員がメインで使っています。

現在は何種類の帳票がありますか？

37種類です。
見積り書の形式は1種類ですが、商品の構成や値引率などの選択が色々とできるようにかなり細かく構成された作りになっています。

ご利用中のフォームを見せていただけますか？

見積書は備考と詳細もしっかり使って、必要なものだけ残して申請するというような形で柔軟性の高いフォームにしています。ルートも値引き率で変わるように条件分岐させています。

（様々な見積内容に対応できるように、画面以外のコントロール部分も含め、とても細かいところまで作り込まれていました）

他には最近社内サークル申請書を作成しました。9月から社内サークル制度を立ち上げるので、申請どうしよう？となったのですが、すぐにActionPassportでやろう！となりましたよ。

スマートフォンで決裁できる機能が決め手に

導入前と導入後の決裁スピードは変わりましたか？

ハッキリ比べてはいないのですが、以前のエクセル運用時はPCでしか承認できず、さらにエクセルを印刷してハンコを押す作業も必要で、かなり時間がかかっていました。今はスマートフォンでも承認できるので、承認スピードが倍以上に上がったと感じています。

最初にパッケージ型のワークフローソフトウェアである、Create!Webフローを選んだきっかけは何でしたか？

元々は他社製品を検討しており、固定帳票を埋め込めるという機能に惹かれていたのですが、一方独自に帳票が作れて外部システムとの連携も柔軟なところなど、相対的な評価でCreate!Webフローに決めました。

その後パッケージのCreate!Webフローから、クラウドのActionPassportに変えた理由は何だったのでしょうか？

利用していたCreate!Webフローの保守契約が2015年12月に期間満了になるということで、あらためてリプレイス・継続を含めて検討していました。何社かご提案を頂く中で、社内連絡でスマートフォンが一般化していたこともあり、ActionPassportのスマートフォン対応が決め手になりましたね。
部長以上も含め外出が多く、以前からPCを持ち歩いていたので承認はできましたが、さらに簡単に承認できるので便利ですね。

導入の際は御社環境か、弊社のクラウドかということで検討頂きましたが、クラウドで導入されるということで気になったことはありますか？

我々もISMSを取得しており、御社のセキュリティ条件を確認したところ、クリアしていたので特に気になる点はありませんでしたね。

現在フルに活用いただいていますが、今後の展望などはありますか？

我々のお客様が自社の業務にともなう作業報告書などをeセールスマネージャーの機能を使って管理しているのですが、これもActionPassportと連携させて回覧させたいというニーズが多くあります。今後こういった連携も含め、いろんな形でeセールスマネージャーとActionPassportを一緒に活用して行きたいですね。

お忙しい中、ありがとうございました。

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